§ 1. Zakres i postanowienia ogólne
- Regulamin dotyczy konsultacji psychologicznych, pedagogicznych i logopedycznych, diagnozy, terapii oraz zajęć rozwojowych świadczonych przez Centrum, stacjonarnie i online, w zakresie potwierdzonym przy zapisie.
- Obowiązuje klientów, uczestników, rodziców, przedstawicieli ustawowych i osoby towarzyszące. W przypadku usług dla dziecka umowę zawiera uprawniony przedstawiciel ustawowy.
- Usługi prowadzone są przez osoby posiadające kwalifikacje odpowiednie do ich zakresu. Zakres wsparcia, specjalista, miejsce, czas i cena są ustalane przed rozpoczęciem usługi.
- Jeżeli usługodawcą i stroną umowy jest inny podmiot, klient zostaje o tym poinformowany przed zawarciem umowy. Sama lokalizacja gabinetu w innej placówce nie rozstrzyga, kto jest usługodawcą.
- Hipoterapia, nauka jazdy konnej i pobyt w Stajni OdNova podlegają odrębnemu regulaminowi stajni. Ten dokument nie zmienia jego zasad.
- Regulamin udostępnia się przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią, jej zapisanie i odtworzenie. Samo odwiedzenie strony nie oznacza zawarcia umowy ani akceptacji opłat.
§ 2. Zapisy i rezerwacja
- Zapisy odbywają się przez telefon, SMS, e-mail lub wskazany system rejestracji. Wizyty u Joanny Marczak można umawiać także przez udostępniony link do serwisu ZnanyLekarz.
- Wysłanie zapytania nie oznacza automatycznej rezerwacji. Termin jest zarezerwowany po potwierdzeniu przez Centrum lub system rejestracji oraz uzgodnieniu warunków usługi.
- Przy rezerwacji klient otrzymuje informację o rodzaju spotkania, specjaliście, terminie, miejscu lub formie online, przewidywanym czasie, cenie, płatności i zasadach odwołania.
- Przy zapisie należy podać prawidłowe dane kontaktowe i podstawowe informacje potrzebne do doboru usługi. W zwykłych wiadomościach rejestracyjnych nie należy przesyłać rozbudowanej historii zdrowotnej ani cudzej dokumentacji.
- Przypomnienie jest pomocą organizacyjną. Jego brak nie odwołuje prawidłowo potwierdzonego terminu. Centrum nie może jednak naliczać opłaty za termin, który nie został skutecznie uzgodniony.
§ 3. Ceny i płatności
- Klient zna całkowitą cenę usługi przed jej zamówieniem. Jeżeli zakres diagnozy wymaga ustalenia, przed rozpoczęciem klient otrzymuje informację o sposobie obliczenia ceny i akceptuje ustalony zakres.
- Przedpłata obowiązuje wyłącznie przy wizytach u Joanny Marczak. Kwota przedpłaty, sposób zapłaty i termin jej dokonania są podawane przy rezerwacji. Przedpłata jest zaliczana na cenę wizyty; nie jest automatycznie bezzwrotnym zadatkiem.
- U pozostałych specjalistów nie ma obowiązku przedpłaty wynikającego z tego regulaminu. Termin rozliczenia jest potwierdzany przy zapisie.
- Brak przedpłaty w uzgodnionym terminie może skutkować zwolnieniem terminu po poinformowaniu klienta. Centrum nie nalicza następnie opłaty za nieobecność na rezerwacji, którą samo anulowało.
- Sposoby zapłaty potwierdza rejestracja. Klient otrzymuje dokument sprzedaży zgodnie z przepisami. Dane do faktury należy przekazać zgodnie z obowiązującymi zasadami jej wystawiania.
- Dodatkowe odpłatne czynności, badania, konsultacje i opracowania wymagają wcześniejszego ustalenia ceny i zgody klienta. Zmiana ceny nie obejmuje automatycznie wcześniej uzgodnionych usług.
§ 4. Odwołanie wizyty i nieobecność
- Wizytę można bezpłatnie odwołać lub przełożyć co najmniej 24 godziny przed jej planowanym rozpoczęciem. Termin ten jest liczony w godzinach kalendarzowych.
- Odwołanie należy zgłosić SMS-em na 883 099 549, e-mailem na sekretariat.easyway@gmail.com, przez dostępny system rejestracji albo telefonicznie podczas skutecznie przeprowadzonej rozmowy. Brak odebrania telefonu nie stanowi odwołania; w takim przypadku należy wysłać SMS lub e-mail.
- W wiadomości należy podać imię i nazwisko uczestnika, termin i specjalistę. Dla wiadomości decyduje czas jej dotarcia na wskazany numer, skrzynkę lub do systemu, a nie czas odczytania przez personel. Przy terminowej wiadomości brak odpowiedzi rejestracji nie pozbawia klienta prawa do bezpłatnego odwołania.
- Nieobecność bez odwołania skutkuje obowiązkiem pełnej odpłatności za zarezerwowane spotkanie, z zastrzeżeniem wyjątków poniżej. Zasada dotyczy także wizyt bez przedpłaty. Musi zostać przekazana klientowi i przyjęta przed zawarciem umowy; nie można stosować jej wstecz.
- Przy odwołaniu późniejszym niż 24 godziny przed wizytą rozliczenie zależy od rzeczywistej straty wynikającej z rezerwacji czasu specjalisty i gotowości do realizacji uzgodnionej usługi. Opłata nie przekracza uzgodnionej ceny spotkania. Nie jest naliczana podwójnie.
- Pełna opłata za nieobecność nie jest bezwarunkowa: nie obciąża klienta, jeżeli specjalista nie był gotowy do realizacji usługi, termin zapełniono inną odpłatną wizytą, wystąpiły okoliczności wyłączające odpowiedzialność klienta albo klient skutecznie korzysta z ustawowego prawa odstąpienia lub innego uprawnienia. Przy rozliczeniu uwzględnia się także oszczędzone koszty. Centrum nie pobiera kwoty przewyższającej stratę podlegającą rozliczeniu na podstawie prawa.
- Nagła choroba, wypadek lub inne zdarzenie niezależne od klienta są rozpatrywane indywidualnie. Klient powinien powiadomić Centrum niezwłocznie, gdy jest to możliwe. Nie wymaga się ujawniania diagnozy ani przekazywania pełnej dokumentacji medycznej wyłącznie w celu rozpatrzenia odwołania.
- Jeżeli należność za nieobecność jest zasadna, wpłacona przedpłata jest zaliczana na nią do wysokości należności. Nadwyżka podlega zwrotowi. Przy braku przedpłaty klient otrzymuje informację o podstawie, kwocie i terminie zapłaty; może zakwestionować naliczenie.
- Po bezpłatnym odwołaniu przedpłata jest zwracana, chyba że klient zgodzi się przenieść ją na nowy termin. Zwrot następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni od odwołania.
- Odwołanie przez Centrum nie skutkuje opłatą dla klienta. Centrum proponuje inny termin lub zwraca przedpłatę za niewykonaną usługę, zgodnie z wyborem klienta. Nie wyłącza to innych uprawnień klienta wynikających z prawa.
§ 5. Organizacja spotkań i spóźnienia
- Klient przychodzi punktualnie. Czas spotkania jest podawany przy rezerwacji; nie obejmuje nieuzgodnionych dodatkowych konsultacji poza wizytą.
- Spóźnienie klienta może skrócić spotkanie do czasu pozostałego do końca zarezerwowanego terminu. Specjalista ocenia, czy w tym czasie możliwe jest bezpieczne i rzetelne wykonanie usługi. Spóźnienie nie jest automatycznie równoznaczne z nieobecnością.
- Jeżeli z powodu spóźnienia klienta usługa nie może być wykonana, ustala się dalsze postępowanie i rozliczenie według § 4, uwzględniając rzeczywiste okoliczności.
- Opóźnienie po stronie Centrum nie może powodować odpłatnego skrócenia uzgodnionej usługi bez zgody klienta. Ustala się pełny czas spotkania, nowy termin albo odpowiednie rozliczenie.
- Nieobecność na jednym spotkaniu nie oznacza automatycznego zakończenia całej terapii. Przyszłe terminy należy odwołać lub uzgodnić osobno.
§ 6. Dzieci i przedstawiciele ustawowi
- Przed rozpoczęciem diagnozy lub terapii dziecka ustala się uprawnienia osoby wyrażającej zgodę i uzyskuje zgody wymagane dla danej usługi. Centrum może poprosić o dokument potwierdzający umocowanie lub zakres władzy rodzicielskiej, jeśli jest to potrzebne.
- Nie zakłada się, że rozwód lub osobne zamieszkanie automatycznie pozbawia drugiego rodzica uprawnień. W sytuacji znanego sporu dotyczącego istotnych decyzji o dziecku Centrum ustala możliwość rozpoczęcia lub kontynuacji usługi zgodnie z prawem i dobrem dziecka.
- Przedstawiciel ustawowy przekazuje informacje istotne dla bezpieczeństwa i procesu diagnozy lub terapii, w tym o ograniczeniach prawnych, alergiach, przeciwwskazaniach i ważnych zaleceniach.
- Dziecku wyjaśnia się cel i przebieg spotkania w sposób dostosowany do jego wieku i możliwości. Uwzględnia się jego granice, zdanie i zgody wymagane przepisami.
- Rodzic lub opiekun odpowiada za przyprowadzenie i odebranie dziecka oraz opiekę poza uzgodnionym czasem zajęć. Sposób odbioru i ewentualne samodzielne opuszczenie placówki wymagają wcześniejszego ustalenia.
- Obecność opiekuna w gabinecie i sposób przekazania informacji po spotkaniu ustala się z prowadzącym, z uwzględnieniem celu pracy, praw dziecka i poufności.
- Centrum stosuje odrębne Standardy Ochrony Małoletnich, które nie są zastępowane tym regulaminem. Podejrzenie krzywdzenia można zgłosić Joannie Marczak przez kontakt Centrum; jeżeli zgłoszenie dotyczy tej osoby, można zwrócić się bezpośrednio do właściwych organów.
§ 7. Diagnoza i dokumentacja
- Zakres diagnozy dobierany jest do zgłoszonych potrzeb i kwalifikacji specjalisty. Narzędzie diagnostyczne nie zastępuje całościowej oceny; wykonanie testu nie gwarantuje rozpoznania oczekiwanego przez klienta.
- Przed rozpoczęciem ustala się etapy procesu, liczbę spotkań lub sposób jej określenia, zakres dokumentu końcowego i cenę. Jeżeli potrzebne są dodatkowe działania, prowadzący wyjaśnia ich cel i koszt przed ich wykonaniem.
- Klient dostarcza uzgodnioną dokumentację i udziela informacji zgodnie z posiadaną wiedzą. Brak danych, niekompletne kwestionariusze lub nieobecność mogą opóźnić zakończenie procesu; klient otrzymuje wyjaśnienie i zaktualizowany plan.
- Termin omówienia wyników i przekazania dokumentu jest uzgadniany. Dokumentacja jest przekazywana osobom uprawnionym z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i przepisów o dostępie.
- Specjalista może zalecić konsultację lekarską, psychiatryczną albo inną ocenę poza zakresem swojej pracy. Centrum nie wystawia dokumentów poza kompetencjami osób prowadzących.
- Protokoły testowe, zadania i materiały chronione nie są automatycznie wydawane jako część opinii. Dostęp do danych i dokumentacji realizuje się zgodnie z przepisami i ochroną praw innych osób.
- Nie wykonuje się testu w warunkach, które uniemożliwiają rzetelny wynik. Zmianę terminu i rozliczenie omawia się z klientem, bez automatycznego uznania takiej sytuacji za nieobecność.
§ 8. Terapia i współpraca
- Cele, metody, częstotliwość i przewidywany sposób oceny postępów ustala się wspólnie z klientem lub uprawnionym przedstawicielem dziecka.
- Centrum zobowiązuje się do należytej staranności i pracy w granicach kwalifikacji. Nie gwarantuje konkretnego efektu ani terminu osiągnięcia wszystkich celów.
- Klient ma prawo pytać o cel ćwiczeń, proponowane metody i możliwe alternatywy. Zgoda na regulamin nie zastępuje wymaganej świadomej zgody na usługę lub zabieg.
- Elektrostymulacja i inne procedury wymagające kwalifikacji są poprzedzane oceną wskazań i przeciwwskazań, wyjaśnieniem przebiegu i uzyskaniem właściwej zgody.
- Zalecenia domowe są dostosowane do możliwości klienta i rodziny. Trudność w ich wykonaniu należy omówić; nie uzasadnia ona poniżania, wywierania presji ani obwiniania dziecka.
- Klient może zrezygnować z dalszej współpracy. Rozlicza się wykonane usługi i prawidłowo ustalone należności; sama rezygnacja nie powoduje obowiązku zapłaty za cały nieodbyty przyszły proces.
§ 9. Spotkania online
- Forma online jest możliwa, jeśli odpowiada celowi usługi. Specjalista może wskazać konieczność spotkania stacjonarnego.
- Klient otrzymuje sposób połączenia i wymagania techniczne. Zapewnia spokojne, prywatne miejsce, odpowiednie urządzenie i stabilne połączenie.
- W spotkaniu nie uczestniczą nieujawnione osoby. Przy pracy z dzieckiem sposób obecności i dostępności opiekuna ustala się wcześniej.
- Przy problemie z połączeniem klient niezwłocznie kontaktuje się z rejestracją. Awaria techniczna nie jest automatycznie traktowana jako płatna nieobecność; ustala się jej przyczynę, wykonany zakres i możliwość kontynuacji lub nowego terminu.
- Spotkania nie należy prowadzić podczas kierowania pojazdem ani w warunkach narażających uczestnika lub inne osoby.
- Centrum nie jest całodobową interwencją kryzysową. W bezpośrednim zagrożeniu życia lub zdrowia należy skorzystać z pomocy ratunkowej pod numerem 112.
§ 10. Bezpieczeństwo i szacunek
- W Centrum obowiązuje szacunek wobec uczestników, rodzin i personelu. Zabrania się przemocy, gróźb, nękania, dyskryminacji i naruszania granic.
- Należy korzystać z wyposażenia zgodnie z przeznaczeniem i instrukcjami prowadzącego. Dzieci używają pomocy pod właściwym nadzorem.
- O objawach infekcji, nagłym pogorszeniu stanu lub innych okolicznościach wpływających na bezpieczeństwo należy poinformować przed spotkaniem. Nie należy przyprowadzać chorego dziecka wyłącznie z obawy przed opłatą; możliwe rozliczenie ocenia się według § 4.
- Specjalista może przerwać lub odmówić rozpoczęcia spotkania, jeżeli zachodzi realne zagrożenie, klient jest pod wpływem substancji zaburzających bezpieczne uczestnictwo albo usługa wykracza poza kwalifikacje. Wyjaśnia powód i, gdy możliwe, proponuje dalszą ścieżkę pomocy.
- Przerwanie spotkania nie oznacza automatycznego obowiązku zapłaty całej ceny. Rozliczenie uwzględnia przyczynę, wykonany zakres i obowiązujące przepisy.
- Odpowiedzialność za szkody ustala się zgodnie z prawem; opiekun nie jest automatycznie zobowiązany do zapłaty za każde przypadkowe uszkodzenie spowodowane przez dziecko.
§ 11. Poufność, dane i nagrywanie
- Informacje ze spotkań, dokumentacja i dane osobowe są chronione zgodnie z przepisami oraz obowiązkami zawodowymi prowadzącego. Granice poufności, w szczególności związane z bezpieczeństwem i obowiązkami ustawowymi, wyjaśnia się na początku współpracy.
- Informacje przekazuje się osobom uprawnionym. Samo opłacenie spotkania osoby dorosłej nie daje płatnikowi prawa do poznania jego treści ani wyników.
- Administratorem danych przetwarzanych przez Centrum jest Centrum EASY WAY Joanna Marczak. Szczegóły celów, podstaw, odbiorców, okresów przechowywania i praw osób są przedstawiane w odrębnej informacji o przetwarzaniu danych. Regulamin nie zastępuje tej informacji.
- Nie należy nagrywać, fotografować ani transmitować spotkań, innych klientów, dzieci, dokumentacji lub ekranów bez uprzedniego uzgodnienia z prowadzącym i uzyskania wymaganych zgód. Zakaz nie wyłącza uprawnień wynikających z przepisów.
- Publikacja wizerunku lub treści dotyczących innej osoby wymaga odpowiedniej podstawy i nie może naruszać jej prywatności. Zgoda na wykorzystanie wizerunku przez Centrum jest dobrowolna i odrębna od zgody na usługę.
- Nie wolno kopiować ani rozpowszechniać chronionych materiałów testowych i szkoleniowych w sposób naruszający prawa autorskie. Dozwolony użytek i ustawowe uprawnienia pozostają zachowane.
§ 12. Zajęcia grupowe, warsztaty i szkolenia
- Przed zapisem podaje się temat, odbiorców, termin, formę, cenę i warunki uczestnictwa. Zasady cyklu, pakietu lub konkretnego wydarzenia są przekazywane przed zawarciem umowy.
- Opłata za nieobecność na pojedynczej wizycie nie jest automatycznie stosowana do całego cyklu, pakietu ani wszystkich przyszłych spotkań grupowych.
- Jeżeli dla wydarzenia obowiązują odrębne warunki rezygnacji lub płatności, muszą być jasno uzgodnione przed zakupem. Nie wprowadza się przedpłat u innych specjalistów na podstawie ogólnej zasady dotyczącej Joanny Marczak.
- Uczestnicy nie ujawniają cudzych historii, danych ani wypowiedzi poza grupą. Prowadzący wyjaśnia, że nie może zagwarantować zachowania poufności przez wszystkich uczestników.
- Materiały i ewentualne zaświadczenia są wydawane na zasadach wskazanych w opisie wydarzenia. Udział w szkoleniu nie oznacza automatycznie uzyskania uprawnień zawodowych.
- Zmiana lub odwołanie wydarzenia przez Centrum daje możliwość przyjęcia nowego terminu albo zwrotu opłaty za niewykonaną usługę, z zachowaniem ustawowych uprawnień.
§ 13. Umowy zawierane na odległość
- Jeżeli do danej umowy zawartej na odległość lub poza lokalem stosuje się ustawowe prawo odstąpienia, konsument otrzymuje przed zawarciem umowy właściwe informacje, termin i sposób wykonania tego prawa oraz wzór formularza. Co do zasady termin wynosi 14 dni, z zastrzeżeniem szczególnych sytuacji i wyjątków ustawowych.
- Zasada odwołania 24 godziny wcześniej nie zastępuje ani nie ogranicza ustawowego prawa odstąpienia. Kwalifikacja usługi wynika z jej rzeczywistego charakteru, a nie wyłącznie z nazwy „terapia” lub „konsultacja”.
- Rozpoczęcie usługi przed upływem terminu odstąpienia następuje po uzyskaniu wymaganych oświadczeń klienta. Samo zaakceptowanie regulaminu nie zastępuje wyraźnego żądania wcześniejszego rozpoczęcia usługi.
- W razie skutecznego odstąpienia po rozpoczęciu świadczenia rozlicza się wykonany zakres wyłącznie na zasadach ustawowych. Utrata prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu wymaga spełnienia ustawowych warunków, w tym właściwej uprzedniej informacji i zgody.
- Oświadczenie można wysłać na sekretariat.easyway@gmail.com lub adres korespondencyjny Centrum; nie ma obowiązku użycia formularza. Należy wskazać umowę lub rezerwację oraz dane pozwalające ją zidentyfikować.
§ 14. Reklamacje i zakończenie współpracy
- Reklamację można złożyć e-mailem na sekretariat.easyway@gmail.com, pisemnie na adres Centrum albo osobiście. Nie jest wymagany szczególny formularz.
- Warto wskazać usługę, datę, opis zastrzeżeń, oczekiwane rozwiązanie i dane do odpowiedzi. Klient może reklamować także naliczoną opłatę za nieobecność.
- Centrum odpowiada na reklamację konsumenta w terminie 14 dni od otrzymania, chyba że przepis szczególny określa inny termin. Odpowiedź jest przekazywana na papierze lub innym trwałym nośniku.
- Reklamacja nie może skutkować gorszym traktowaniem klienta lub dziecka. Niezadowolenie z wyniku diagnozy nie przesądza o nierzetelności usługi, ale klient ma prawo uzyskać wyjaśnienie i zgłosić zastrzeżenia.
- Powtarzające się nieobecności lub brak płatności mogą wymagać rozmowy o dalszej organizacji współpracy. Nie uprawniają do zatrzymania dokumentacji, do której klient ma ustawowe prawo dostępu.
- Jeżeli specjalista kończy współpracę, wyjaśnia przyczyny i omawia możliwe dalsze wsparcie w zakresie odpowiednim do sytuacji. Nie może wyłączyć odpowiedzialności wynikającej z przepisów.
- Konsument może korzystać z pomocy właściwego rzecznika konsumentów i dostępnych procedur pozasądowych. Regulamin nie narzuca sądu właściwego wyłącznie dla siedziby Centrum.
§ 15. Postanowienia końcowe
- Regulamin stosuje się do umów zawieranych po jego prawidłowym udostępnieniu i przyjęciu. Nie zmienia wstecz wcześniej uzgodnionych warunków ani nie wprowadza opłat za wcześniejsze nieobecności.
- Zmiany dotyczące trwającej współpracy wymagają przekazania klientowi i wprowadzenia zgodnie z przepisami oraz zawartą umową. Samo opublikowanie nowej wersji nie wystarcza do automatycznego obciążenia klienta nowymi opłatami.
- Indywidualne ustalenia zgodne z prawem są potwierdzane w sposób umożliwiający ich odtworzenie. Regulamin nie pozwala Centrum na wiążącą, jednostronną interpretację spornych zapisów.
- Żaden zapis nie wyłącza praw konsumenta, praw pacjenta, jeżeli mają zastosowanie, ani innych uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.