Polityka prywatności Centrum EASY WAY
Al. Wolności 50, 63-230 Witaszyce · NIP 6172101500
Kontakt: sekretariat.easyway@gmail.com · 883 099 549
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych przetwarzanych przez Centrum jest Joanna Marczak prowadząca działalność Centrum EASY WAY Joanna Marczak, Al. Wolności 50, 63-230 Witaszyce, NIP 6172101500. Kontakt w sprawach danych: sekretariat.easyway@gmail.com, tel. 883 099 549. W sprawach Stajni OdNova można także pisać na stajniaodnova@gmail.com.
2. Zakres polityki
Dokument dotyczy strony centrumeasyway.pl, kontaktu i zapisów oraz danych przetwarzanych przez Centrum w związku z usługami. Jeżeli stroną umowy i administratorem dokumentacji jest inna placówka, np. poradnia współpracująca, obowiązuje również jej własna informacja o przetwarzaniu danych. Sama lokalizacja wizyty nie rozstrzyga, kto jest administratorem.
3. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sprawy: imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane dziecka i przedstawiciela ustawowego, rezerwację i rodzaj usługi, informacje rozliczeniowe oraz dane potrzebne do diagnozy i terapii. Dokumentacja może zawierać informacje o zdrowiu, rozwoju, funkcjonowaniu, wynikach badań i postępach. Nie należy przesyłać rozbudowanej dokumentacji zdrowotnej w zwykłym zapytaniu o termin. Podanie danych do kontaktu jest dobrowolne, ale ich brak może uniemożliwić odpowiedź lub rezerwację.
4. Cele i podstawy przetwarzania
Kontakt i odpowiedzi na pytania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji. Działania na żądanie klienta przed zawarciem umowy i realizacja usługi: art. 6 ust. 1 lit. b. Obowiązki rachunkowe i podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f. Dane dotyczące zdrowia i rozwoju wymagają dodatkowej przesłanki z art. 9 RODO. W usługach pedagogicznych i behawioralnych, gdy brak innej właściwej przesłanki, są przetwarzane na podstawie wyraźnej, odrębnej zgody — art. 9 ust. 2 lit. a. Gdy usługa stanowi diagnozę lub opiekę zdrowotną realizowaną przez uprawnionego specjalistę objętego właściwą tajemnicą zawodową, może mieć zastosowanie art. 9 ust. 2 lit. h w związku z ust. 3. W przypadku roszczeń właściwa może być lit. f. Konkretna podstawa oraz wymagane zgody są wskazywane przed zebraniem danych w danej usłudze. Akceptacja regulaminu nie jest zgodą na dowolne wykorzystanie danych. Niepodanie informacji niezbędnych do bezpiecznej i rzetelnej pracy może uniemożliwić określoną usługę.
5. ZnanyLekarz
Centrum korzysta z platformy ZnanyLekarz do zapisów i obsługi dokumentacji w zakresie faktycznie wykorzystywanych funkcji. Link na stronie otwiera odrębny serwis. Dostawca może działać jako podmiot przetwarzający w ramach usługi dla gabinetu oraz jako odrębny administrator danych własnego konta użytkownika i innych własnych celów. Zakres ról wynika z umowy i informacji platformy. Polityka Centrum nie zastępuje polityki ZnanyLekarz.
6. SYSABA
Dokumentacja terapii behawioralnej jest prowadzona w SYSABA. Obejmuje dane potrzebne do planowania i oceny pracy, m.in. cele, programy, notowania i postępy. Uprawnieni terapeuci korzystają z niej w zakresie swoich zadań; dostęp techniczny może mieć dostawca systemu i jego uprawniona obsługa w zakresie wynikającym z warunków usługi. Samo korzystanie z systemu nie stanowi zgody klienta na niezależne wykorzystanie jego danych do badań, szkolenia modeli lub innych celów. Taki cel wymaga odrębnej podstawy i informacji. Szczegóły odbiorców i przetwarzania w ramach usługi można uzyskać, kontaktując się z Centrum.
7. Google Meet i poczta Gmail
Konsultacje online odbywają się w Google Meet za pomocą zwykłego konta Google; korespondencja jest obsługiwana przez Gmail. Centrum nie deklaruje korzystania z Google Workspace. Podczas połączenia przetwarzane są dane potrzebne do komunikacji, w tym identyfikator uczestnika, obraz, głos i dane techniczne. Centrum nie nagrywa spotkań ani nie zleca ich transkrypcji. Uczestnik powinien zapewnić prywatne miejsce i nie udostępniać linku osobom nieuprawnionym. Google przetwarza dane także według własnej polityki prywatności: https://policies.google.com/privacy?hl=pl. Używanie zwykłego konta nie oznacza, że Google ma wyłącznie rolę podmiotu przetwarzającego na zlecenie Centrum.
8. Odbiorcy danych i przetwarzanie poza EOG
Dane mogą być dostępne dla upoważnionych specjalistów i osób obsługujących rejestrację, dostawców wykorzystywanych systemów, poczty i hostingu oraz ich niezbędnej obsługi technicznej, księgowości w zakresie danych rozliczeniowych oraz organów uprawnionych przepisami. Strona jest hostowana przez Sites/OpenAI z wykorzystaniem infrastruktury Cloudflare. Nie przekazujemy dokumentacji klientów do publicznej części strony. Usługi Google i infrastruktura globalnych dostawców mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zależnie od dostawcy i danej operacji zastosowanie mogą mieć decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni poziom ochrony albo standardowe klauzule umowne i dodatkowe zabezpieczenia. Informacje o konkretnym transferze i możliwość uzyskania kopii właściwych zabezpieczeń można uzyskać u Centrum lub danego dostawcy. Nie deklarujemy przechowywania wszystkich danych wyłącznie w Polsce lub UE.
9. Jak długo przechowujemy dane
Zwykłe zapytania, które nie prowadzą do usługi: do 3 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dotyczą konkretnego sporu lub obowiązku prawnego. Dane bieżącej rezerwacji i współpracy: przez okres niezbędny do organizacji i realizacji usługi. Dokumentacja niemedyczna diagnozy i terapii: przez czas prowadzenia procesu, opracowania i przekazania uzgodnionych wyników oraz wykonania uzgodnionych czynności końcowych; następnie zbędne dane są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane. Jeżeli potrzebne są materiały do rozliczenia, reklamacji lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, pozostaje wyłącznie zakres niezbędny do tych celów, do zakończenia sprawy i upływu właściwego terminu przedawnienia. Terminy roszczeń zależą od ich rodzaju: co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą i świadczeń okresowych 3 lata, z wyjątkami ustawowymi; obliczenie może uwzględniać koniec roku, zawieszenie lub przerwanie biegu terminu. Nie oznacza to automatycznego zachowania całej historii terapii przez 6 lat. Dokumenty podatkowe: zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na przedawnienie. Jeżeli konkretna dokumentacja podlega obowiązkowym terminom ustawowym, nie jest usuwana wcześniej. Dotyczy to w szczególności dokumentacji medycznej, gdy przepisy o niej mają zastosowanie — co do zasady 20 lat od końca roku ostatniego wpisu, z wyjątkami ustawowymi. Brak wpisu Centrum do RPWDL nie służy do obchodzenia obowiązków dotyczących konkretnego świadczenia. Zgody i upoważnienia pozostają tak długo, jak jest to niezbędne do wykazania legalności powiązanego przetwarzania. Cofnięcie zgody kończy oparte na niej przetwarzanie, ale nie wyłącza odrębnych obowiązków prawnych i właściwej podstawy dla roszczeń. Usuwanie obejmuje dane w wykorzystywanych systemach; kopie zapasowe podlegają cyklom odtwarzania i usuwania dostawców. Dane przechowywane przez platformę jako odrębnego administratora mają jej własne terminy.
10. Strona, cookies i linki
Obecna wersja kodu strony nie zawiera formularza przesyłającego dane do własnej bazy, Google Analytics ani pikseli reklamowych. Wybór usługi i lokalizacji przygotowuje wiadomość SMS lub e-mail na urządzeniu użytkownika; wysyłka następuje dopiero w odpowiedniej aplikacji. Infrastruktura hostingu i zabezpieczeń przetwarza dane techniczne, takie jak adres IP, czas i adres żądania oraz dane przeglądarki, w celu dostarczenia strony i ochrony przed nadużyciami; podstawą po stronie Centrum jest uzasadniony interes w zapewnieniu działania i bezpieczeństwa serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Kod Centrum nie ustawia cookies marketingowych ani analitycznych. Infrastruktura może stosować niezbędne mechanizmy techniczne i własne zasady retencji. Ustawienia cookies można sprawdzić w przeglądarce. Link do ZnanyLekarz otwiera odrębny serwis z jego własnymi zasadami. Wprowadzenie opcjonalnych cookies lub nowych narzędzi wymaga wcześniejszej aktualizacji informacji i uzyskania zgody, gdy jest wymagana.
11. Prawa osób i skarga
W granicach RODO przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę można cofnąć bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Usunięcie nie jest bezwarunkowe, zwłaszcza przy obowiązku ustawowego przechowywania dokumentacji. Wnioski można kierować do Centrum; w razie potrzeby potwierdzamy tożsamość w proporcjonalny sposób. Odpowiedź następuje zasadniczo w ciągu miesiąca; o uzasadnionym przedłużeniu informujemy zgodnie z RODO. Można wnieść skargę do Prezesa UODO: uodo.gov.pl.
12. Dzieci, bezpieczeństwo i decyzje
Dane dzieci przekazuje uprawniony przedstawiciel ustawowy albo inne uprawnione źródło w zakresie potrzebnym do usługi. Mogą także pochodzić z obserwacji, kwestionariuszy i dokumentów przekazanych zgodnie z prawem. Przy danych otrzymanych od innych osób zapewnia się wymaganą informację o źródle i zakresie. Prawa dziecka i dostęp do dokumentacji realizuje się z uwzględnieniem przepisów i jego dobra. Informacje nie są udostępniane wszystkim współpracownikom bez potrzeby. Wybór usługi na stronie i wykresy lub analizy w narzędziu terapeutycznym wspierają pracę człowieka; Centrum nie podejmuje wyłącznie automatycznie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne dla klienta. Wizerunek i działania marketingowe wymagają odrębnej podstawy; polityka nie jest zgodą na publikację zdjęć. Zmiany celów, narzędzi lub odbiorców wymagają aktualizacji informacji. W sprawie indywidualnego procesu klient otrzymuje dodatkowe wyjaśnienia przy zapisie i rozpoczęciu usługi.